Siklus Pengembangan Teknologi
Informasi di Perusahaan
Bisnis merupakan
sebuah kegiatan yang dinamis. Seorang praktisi manajemen mengatakan, bahwa
“only one thing that is constant within the company: change”. Sebagai
konsekuensi logis terhadap lingkungan yang selalu berubah, pengembangan
teknologi informasi dalam perusahaan-pun memiliki suatu siklus tersendiri.
Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan besar yang membentuk proses pengembangan
sistem informasi dimana kebutuhan bisnis yang berubah dan berganti secara cepat
dari hari ke hari merupakan hal utama yang men-trigger dan men-drive perubahan
dalam sistem informasi. Dengan mengerti siklus yang ada, seorang manajer Divisi
Sistem Informasi atau sejenis dapat melakukan perencanaan secara baik sehingga
dapat mengantisipasi setiap perubahan yang ada tanpa harus membuang biaya yang
besar. Dengan kata lain, harus dibangun sebuah strategi yang tepat agar sistem
informasi yang ada dapat secara fleksibel beradaptasi dengan setiap perubahan
yang terjadi.
Dewasa ini hampir
semua perusahaan menyadari besarnya peranan teknologi informasi dalam format
bisnis yang dijalani. Berbagai macam proyek teknologi informasi mulai dari
otomatisasi administrasi kantor (back office) untuk meningkatkan efisiensi
sampai dengan pengembangan sistem front office yang bersifat strategis
dikembangkan secara simultan dalam portfolio manajemen. Secara umum
proyek-proyek teknologi informasi atau sistem informasi dalam korporat dapat
dibedakan menjadi beberapa jenis yang secara nature membentuk siklus tertentu
seperti yang terlihat pada gambar berikut.
Proses perencanaan dan
pengembangan suatu sistem informasi dimulai dengan menganalisa kebutuhan bisnis
atau manajemen perusahaan (Business Requirements Analysis). Ada dua tujuan
utama dari langkah awal ini. Tujuan pertama adalah untuk mengetahui posisi atau
peranan teknologi informasi yang sesuai dengan perusahaan yang bersangkutan.
Hal ini perlu diperhatikan mengingat bahwa teknologi informasi memiliki peranan
yang unik untuk masing-masing perusahaan. Untuk retail banking misalnya,
peranan teknologi informasi yang dikembangkan biasanya bertujuan untuk
menjaring pelanggan sebanyak-banyaknya, atau lebih ditekankan pada
fungsi-fungsi front office; sementara bagi corporate banking, mungkin peranan
teknologi informasi hanya didominasi pada proses otomatisasi fungsi-fungsi back
office. Dengan kata lain, hasil dari tahap ini adalah suatu pengertian mengenai
posisi teknologi informasi yang paling tepat (appropriate) bagi perusahaan yang
bersangkutan. Ini akan menjadi dasar utama pemikiranuntuk pengembangan sistem
informasi selanjutnya, terutama dalam hal penentuan besarnya investasi yang
layak untuk dianggarkan. Tujuan kedua dari tahap ini adalah untuk
mendefinisikan secara rinci jenis-jenis informasi baik yang secara taktis
maupun strategis dibutuhkan oleh manajemen perusahaan untuk pengembangan
bisnisnya.
Setelah kebutuhan
bisnis didefinisikan, langkah berikutnya adalah melaksanakan suatu perencanaan
strategis di bidang pengembangan teknologi informasi yang biasa disebut dengan
Information Technology Strategic Planning. Output dari langkah ini sebenarnya
cukup sederhana, yaitu blue print rencana pengembangan sistem informasi untuk
jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Di samping itu juga disusun
teknik-teknik terkait untuk mendukung terselenggaranya implementasi
proyek-proyek tersebut, misalnya format struktur organisasi yang diperlukan,
metode kerjasama dengan perusahaan lain, skala prioritas, standar manajemen
proyek, proses dan prosedur tender, dan lain sebagainya.
Untuk mengelola sekian
proyek teknologi informasi di dalam perusahaan - yang di satu pihak saling
terkait satu dengan lainnya dan di pihak lain terdiri dari modul-modul yang
terpisah (untuk keperluan divisi-divisi yang terpisah pula) - diperlukan suatu
manajemen khusus untuk memantau pelaksanaan masing-masing proyek dalam
portfolio. Setiap proyek mulai dari tahap perencaaan, analisa, desain,
konstruksi, implementasi, sampai pada tahap pasca implementasi harus dimonitor
dengan sebaik-baiknya. Alasan pertama adalah untuk menjamin keberhasilan
program-program yang ditargetkan sesuai dengan kebutuhan (terutama dari segi
waktu dan biaya). Alasan kedua adalah untuk menjamin utilisasi pemakaian
berbagai macam sumber daya (uang, waktu, manusia, kesempatan, informasi, dsb.)
yang selain mahal, juga sangat terbatas keberadaannya. Alasan lain adalah untuk
menjaga integritas seluruh proyek yang dikerjakan, agar tidak terjadi konflik
kepentingan maupun redundansi pekerjaan.
Sumber: Renaissance Advisors, 1997
Proses berikutnya
dalam siklus pengembangan teknologi informasi di perusahaan adalah manajemen
proyek (Information Technology Project Management) itu sendiri. Secara garis
besar ada tiga jenis proyek yang mendominasi kebanyakan perusahaan di
Indonesia. Kelompok pertama adalah segala macam proyek yang berkenaan dengan
konstruksi fisik infrastruktur teknologi informasi, mulai dari instalasi kabel,
pengadaan komputer, sampai dengan pembangunan jaringan komputer semacam LAN
atau WAN. Kelompok kedua adalah implementasi dari paket perangkat lunak
(application software) yang dibeli perusahaan, mulai dari modul-modul retail
seri Microsoft sampai dengan sistem informasi korporat setingkat SAP, Oracle,
dan BAAN. Kelompok terakhir adalah yang biasa disebut dengan in-house custom
development, yaitu berupa pengembangan perangkat lunak aplikasi oleh sumber
daya manusia internal perusahaan, dengan cara menggunakan bahasa-bahasa
pemrograman umum seperti Visual Basic, Cobol, RPG, dan Pascal, yangdikombinasi
dengan sistem basis data semcam Microsoft Access, SQL Server, Oracle, atau Fox
Pro. Yang perlu diperhatikan dalam hal ini adalah dipergunakannya secara
disiplin dan konsisten filosofi manajemen proyek di bidang teknologi informasi
untuk masing-masing jenis pengembangan yang secara nasional maupun
internasional telah terbukti efektivitasnya.
Setelah masing-masing
proyek sukses dilaksanakan, hal berikutnya yang perlu diperhatikan adalah
teknik-teknik manajemen pemeliharaan sistem informasi yang telah dibangun dan
diimplementasikan. Manajemen pemeliharaan sistem (maintenance, supports, and
services) tidak hanya yang berhubungan dengan bagaimana secara fisik memelihara
infrastruktur yang ada dan selalu memberikan pelayanan kepada pengguna atau
users secara memuaskan, tetapi lebih dari pada itu. Hal-hal seperti
langkah-langkah yang harus diambil jika sistem harus dimodifikasi secara minor
maupun besar-besaran, proses atau prosedur yang harus dilalui jika ada
permintaan akan informasi yang baru, pengambilan keputusan terhadap anggaran
yang harus disusun secara ad-hoc karena kebutuhan mendadak, pemberian pelatihan
kepada karyawan (user) baru, merupakan contoh dari berbagai aktivitas yang
harus jelas prosedur pelaksanaan dan pengelolannya. Tidak jarang ditemui
perusahaan yang telah mengeluarkan biaya pemeliharaan yangternyata jauh lebih
besar daripada biaya pengembangan sistem komputer itu sendiri hanya karena
tidak adanya manajemen pemeliharaan yang baik. Harap diingat bahwa unsur
terbesar dari biaya pengembangan teknologi informasi yang biasanya tidak
diperhatikan manajemen perusahaan adalah hidden costs sehubungan dengan
kebutuhan pemeliharaan sistem.
Untuk perusahaan yang
sangat menggantungkan aktivitasnya kepada kehandalan teknologi informasi
(perusahaan jasa seperti bank, asuransi, sekuritas, stock exchange,
telekomunikasi, dsb.), perlu diadakan suatu analisa terhadap sistem teknologi
informasi yang dimiliki saat ini berkaitan dengan resiko-resiko manajemen yang
mungkin timbul di kemudian hari. Masalah-masalah seperti keamananan data atau
sistem, kontrol internal terhadap penggunaan sistem, contingency planning jika
ada komponen infrastruktur yang mendadak rusak (misalnya jaringan
telekomunikasi melalui satelit rusak, apakah ada penggantinya?), jalur
komunikasi yang mungkin disadap orang lain, adalah contoh-contoh faktor yang
perlu diperhatikan. Alasannya sederhana. Jika di perusahaan yang bersangkutan
teknologi informasi merupakan komponen utama dalam menjalankan bisnis, sedikit
saja kerusakan atau ketidaknormalan terjadi pada sistem terkait, akan
memberikan dampak buruk yang secara signifikan mempengaruhi kinerja
perusahaan(tidak tertutup kemungkinan terjadinya kerugian bisnis secara besar
dalam waktu singkat: bayangkan berapa nilai uang yang hilang jika satu jam sistem
komputer dalam lantai bursa stock exchange mendadak rusak!).
Proses terakhir yang
terjadi dalam siklus pengembangan sistem informasi di perusahaan adalah apa
yang sering dinamakan sebagai Information System Effectiveness Review. Dalam
era globalisasi saat ini, alam persaingan bisnis terasa sedemikian beratnya.
Untuk bersaing dengan kompetitor dalam industri sejenis, penawaran
barang/produk atau jasa secara lebih murah dengan kualitas lebih baik belum
cukup dipergunakan sebagai senjata utama. Hal lain yang menjadi kunci utama
untuk dapat bertahan dalam abad ini adalah kemampuan suatu perusahaan untuk
beradaptasi secara cepat terhadap perubahan alam kompetisi yang juga bergerak
sedemikian cepatnya. Bahkan untuk beberapa jenis industri hitungannya bisa per detik!
Dengan kata lain, dinamika perubahan bisnis yang terjadi, yang secara langsung
maupun tidak langsung berdampak terhadap strategi perusahaan, harus selalu
dikonfirmasikan dengan keberadaan atau eksistensi sistem informasi yang telah
dimiliki. Sering terjadi kasus dimana kebutuhanperusahaan pada saat sebuah
proyek teknologi informasi dimulai sudah jauh berbeda dengan kebutuhan bisnis
ketika proyek tersebut selesai dilaksanakan (alias program perangkat lunak yang
dibuat sudah tidak 100% sesuai lagi dengan kebutuhan perusahaan). Untuk
mengatasi hal ini, manajemen perusahaan harus secara periodik dan kontinyu
menilai dan menganalisa tingkat efektivitas dari teknologi informasi yang
dimiliki dalam menjawab kebutuhan terkini (mutakhir) dari perusahaan. Harap diperhatikan
bahwa teknologi informasi hanya merupakan aspek supply di dalam sebuah
perusahaan, yang keberadaannya merupakan jawaban terhadap aspek demand, yaitu
sistem informasi itu sendiri.
Pada akhirnya siklus
pengembangan teknologi informasi akan kembali pada langkah pendefinisan
kebutuhan bisnis yang seperti telah dijelaskan senantiasa berubah dari waktu ke
waktu. Bahkan tidak jarang dialami oleh beberapa perusahaan yang merubah
strategi bisnisnya setelah melihat kesempatan-kesempatan pengembangan lain yang
ditawarkan oleh teknologi informasi.
Dengan diketahuinya
siklus ini, diharapkan para manajer sistem informasi (Divisi EDP, Departemen
Teknologi Informasi, Bagian Pengolahan Data, dsb.) dapat dengan mudah
memilah-milah dan menganalisa proyek-proyek yang ada dalam portfolio manajemen
pengembangan teknologi informasi, sehingga bisa diketahui posisi evolusinya.
Dengan mengetahui posisi tersebut, akan semakin mempermudah dalam melakukan
manajemen masing-masing proyek atau program yang telah dicanangkan perusahaan.
Di samping itu, siklus ini juga telah terbukti sangat membantu dalam hal
pemberian batasan atau scope pengembangan proyek-proyek teknologi informasi
yang melibatkan pihak-pihak eksternal perusahaan, seperti vendor, konsultan,
rekanan bisnis, dan lain sebagainya
